dinsdag 23 juni, 2020

Camille Marchant, Legal - Estate Planning

Kleine revolutie in het Belgische notariaat: voor het eerst kunnen authentieke volmachten, met name volmachten die bij notariële akte zijn verleden, op afstand elektronisch worden ontvangen via een videoconferentiesysteem.

Notariële akten (koopakten, schenkingen, huwelijkscontracten, oprichting van een bedrijf, erfovereenkomsten, enz.) moeten in aanwezigheid van de notaris worden ondertekend door alle bij de akte contracterende partijen. Ze zijn daarom verplicht om zich fysiek te verplaatsen naar het notariskantoor.

Als één partij (of meerdere partijen) niet in staat is om naar de notaris te gaan op de dag van ondertekening van de akte, kan zij een andere persoon machtigen om de akte in haar naam en voor haar rekening te ondertekenen door een volmacht te ondertekenen.

Het principe is als volgt: voor de ondertekening van een authentieke akte, moet de volmacht ook de authentieke vorm aannemen, dat wil zeggen dat deze in aanwezigheid van de notaris moet worden ondertekend door de persoon die het mandaat geeft (genaamd “de lastgever”). De lastgever moet daarom eerst naar zijn notaris gaan om een ​​bepaalde persoon (genaamd “de lasthebber”) de volmacht te geven om in zijn naam en voor zijn rekening de notariële akte te ondertekenen.

De maatregelen van de federale regering om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, hebben de verplaatsing naar het notariskantoor bijna onmogelijk gemaakt omdat alleen dringende gevallen nog werden aanvaard.

Gestimuleerd door de gezondheidscrisis en lock-down, werd de maatregel die de ondertekening van notariële akten door middel van een digitale volmacht toeliet, van kracht op 4 mei 2020. Vanuit hun verlangen om hun klanten (vooral deze die in het buitenland wonen) meer flexibiliteit en soepelheid te bieden, wachtten de notarissen reeds lang op deze mogelijkheid.

Deze nieuwe digitale tool is geen tijdelijke maatregel en blijft ook na de gezondheidscrisis bestaan.

Bovendien worden er tijdens de coronavirusperiode geen vergoedingen of kosten in rekening gebracht: de digitale volmacht is gratis. Wat gaat er in de toekomst gebeuren? Wordt vervolgd…

Hoe werkt het ?

Alles wordt in twee fasen afgehandeld en het proces is strict ingekaderd om dezelfde rechtszekerheid te bieden alsof de cliënt bij de notaris aanwezig was.

De bevoegdheid om de notariële akte te ondertekenen kan worden gegeven aan een medewerker van de notaris of aan een andere vertrouwenspersoon.

De notaris stuurt vooreerst een e-mail naar zijn cliënt met instructies en een gebruikershandleiding en maakt, indien hij geen vragen heeft, een afspraak voor ondertekening van de volmacht per videoconferentie.

Op de dag van de afspraak (dit is de eerste stap) moet de lastgever die een lasthebber aanwijst zijn identiteitskaart, de bijhorende pincode, een kaartlezer (of de Itsme-applicatie) en een webcam voorzien, om te verzekeren dat hij het is die ondertekent en niet een andere persoon in zijn plaats.

De lastgever en de notaris moeten inloggen op een digitaal platform. Tijdens de videoconferentie legt de notaris de werking van de digitale volmacht uit, maar ook de inhoud en reikwijdte van de clausules van het ontwerp van notariële akte die door de lasthebber zal worden ondertekend. De volmacht wordt vervolgens elektronisch ondertekend met de identiteitskaart (kaartlezer of Itsme-applicatie).

Op de dag van ondertekening van de notariële akte (koopakte, oprichting vennootschap, schenking, enz.), dient de lasthebber fysiek aanwezig te zijn bij de notaris om de notariële akte in naam en voor rekening van de lastgever te ondertekenen conform de bevoegdheden die hem door de digitale volmacht zijn verleend (dit is de tweede stap). Nadat alle partijen met deze digitale volmacht de akte hebben ondertekend, kan de notaris, na registratie van de akte, een afschrift naar de verschillende partijen sturen.

De digitale volmacht biedt dezelfde rechtszekerheid als elke andere notariële akte. Ze kan worden gegeven voor één enkele handeling of voor meerdere.

Met deze nieuwe digitale tool kun je dus een huis kopen, een huwelijkscontract tekenen of een schenking doen, waar je je ook bevindt en zonder je te moeten verplaatsen!


Recent articles